共有のExcel 印刷 ユーザーによって改ページ ずれる 対処方法

Excel改ページ印刷ずれExcel

こんばんは!本日は共有フォルダのExcelで印刷をしたときに、複数の端末、ユーザーによって改ページがずれる事象が発生しました。

Excel 印刷 改ページ ずれる 現象

先日、会社で端末リース終了に伴う全端末の入替えが発生しました。問題なく端末の更改は完了したと思ったのですが、共有フォルダのExcel印刷レイアウトが人によってずれているという問合せを受けました。

画面右端のようにずれてしまう方が半数以上いました。

改ページずれ
  1. 部署内の共有フォルダでExcelを複数人で共有して使用している。
  2. 端末のアプリやソフトなどは共通のものを使用している。
  3. Aさん、Bさん、Cさんの端末では印刷レイアウトは問題なく表示される。
  4. Dさん、Eさんの端末でExcelを開くと印刷レイアウトのずれが発生

Excel自体の設定は変更していないが、新しい端末になってから共有のExcelが人によって印刷レイアウトの改ページずれが発生するという問い合わせを度々受けました。

なぜ、人によって印刷時のレイアウトが変わるのか?恥ずかしながら解決までとても時間がかかってしまいました。

Excelの印刷レイアウトなぜずれる?

WindowsやExcelのバージョンは下記のように変更しています。

  • 新しい端末 (Windows8→Windows10)
  • Officeのバージョン (2013→2019)
  • 共有のExcel設定は誰も変更していない。
  • 印刷が正常な人は15人。印刷ずれている人は15人
  • 端末更改前まで誰も印刷ずれは起きてなかった。

なぜ改ページがずれるのか?非常に不可解な事象でした。

Excelの印刷レイアウトずれ原因

問合せのあったDさんの方で印刷レイアウトを直すとAさん、Bさん、Cさんの方で印刷ずれが発生しました。色々検索してみるとMicrosoftサポートに下記のようなページが見つかりました。

現象 異なる複数の Microsoft Windows 環境で、Microsoft Office Excel のファイルを共有すると、Excel の印刷範囲、セルの幅、または高さが変更される場合があります。
状況によっては、この現象の影響で、改ページ位置が変更され総ページ数が変わってしまう場合があります。これらは Excel 以外の問題による原因も考えられますが、Windows あるいは Excel の仕様によって、正常な状態であっても発生する場合があります。

原因
この現象は、一台のパソコンで、ディスプレイや使用するプリンタ ドライバの解像度などの環境が、変更されることにより発生します。
引用:Microsoft サポート

Excel印刷ずれの対応

とりあえず、ディスプレイ解像度やフォント種類を変えてみました。

  • ディスプレイ解像度を変更した
  • フォントサイズを小さくした
  • フォントの字体を変えた

ディスプレイ解像度を変更してExcelを開いても直ってませんでした。やはり人によってずれたりします。フォントサイズや字体を変えると治りますが、共有フォルダ上にある大量のExcelを1つ1つ直すのは効率的ではありません。

Microsoftサポートにあった対策としては下記がありました。

対策 1. ページレイアウトの機能で自動的に拡大縮小させる

対策 2. 余裕を持たせてページ区切りをしたり、セルの幅/高さを設定する

対策 3. それぞれの環境用に最適化したテンプレートを作成する

https://support.microsoft.com/ja-jp/help/400271

引用:Microsoft サポート

MicroSoftサポートサイトには、Excelのレイアウトを縦横ギリギリいっぱいのレイアウトにすると発生しやすい事象のようです。ですが、共有フォルダ上にある大量のExcelを1つ1つ直す必要があり効率的ではありません。

Excelの印刷レイアウトがずれる解決策

色々やっても治らない共有フォルダ上のExcel印刷範囲のずれでしたが、ある時ふと解決しました。それは・・・

若い人は改ページがずれておらず、年配の人は改ページずれが多い事に気が付きました。

Excel印刷レイアウトが正常だった人はディスプレイ解像度は100%でした。

Excel印刷レイアウトがずれていた人はディスプレイ解像度は125%でした。

年配の方は老眼の方が多くディスプレイ解像度をあげていたのです!!!

部署内のディスプレイの解像度を合わせると人によってExcelの印刷レイアウトがずれる事象が直ります。 老眼の方や目の悪い方もいるので難しいところではありますが下記の手順で変更してみましょう。

  1. Windowsディスプレイ解像度を変更
  2. 端末の再起動
  3. その後に対象のExcelを起動する。

すると、今まで改ページずれだったユーザーのExcelが綺麗な印刷レイアウトになりました。

ディスプレイ解像度を変更は以前行ないましたが、解像度を変更した後に再起動をせずExcelを開いていました。そのため治っていないと思い解像度を元に戻してしまったのが原因でした。

一旦ディスプレイ解像度は関係ないと思いこんでいたため、これだけのことで直すのに大分時間がかかりました。まだまだ勉強が必要です。

端末を変更してExcelがずれた場合は、ディスプレイ解像度を疑ってみてください。

それではー!

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